Van volle mailbox naar autopilot.
FavorCool verwerkte dagelijks tientallen e-mails manueel. Na een audit met zestien automatiseringskansen bouwden we onder meer een taakbeheersysteem dat inkomende e-mails automatisch omzet in taken.
De uitdaging
Bij FavorCool liep een groot deel van de operatie via de mailbox. Elke dag kwamen er tientallen e-mails binnen die stuk voor stuk manueel gelezen, beoordeeld en opgevolgd moesten worden. Dat kostte niet alleen uren, het maakte het werk ook foutgevoelig: berichten die bleven liggen, taken die tussen de mazen vielen.
De audit
We startten met een audit van de volledige operatie. Daarin identificeerden we zestien concrete toepassingen waar automatisering FavorCool tijd en fouten zou besparen — een geprioriteerde lijst die als roadmap diende voor wat we vervolgens bouwden.
Het taakbeheersysteem
De kern van de uitwerking was een taakbeheersysteem gekoppeld aan de mailbox. Inkomende e-mails worden automatisch omgezet in taken, verdeeld en opgevolgd, zonder dat iemand ze eerst handmatig hoeft te sorteren. Wat vroeger een overvolle mailbox was, werd een gestructureerde takenstroom.
Het resultaat
De manuele verwerking maakte plaats voor een geautomatiseerde flow. Minder tijd verloren aan de mailbox, minder kans dat er iets blijft liggen, en een operatie die op systemen draait in plaats van op handwerk.