Geen CRM, maar een digitale manager.
Next Level Clinic wilde geen klassiek CRM, maar een AI-gestuurd systeem dat alles centraliseert, taken automatiseert en proactief meedenkt. We bouwen dat in lagen — een fundament, een AI-manager en een klantassistent op website en WhatsApp — en maakten daarnaast de website.
De vraag: geen CRM, een digitale manager
De ambitie van Next Level Clinic was duidelijk: geen standaard ledenadministratie, maar een AI-gestuurd systeem dat aanvoelt als een manager met jaren ervaring. Alle informatie op één plek, de repetitieve taken geautomatiseerd, en advies dat uit zichzelf komt in plaats van op aanvraag. Zo'n systeem bouw je niet in één keer — je bouwt het in lagen, waarbij elke laag vanaf dag één werkt en waarde oplevert.
Het fundament: alles van de studio op één plek
De basis brengt samen wat vandaag verspreid zit over papier, hoofden en losse bestanden. Een volledig klantdossier per lid (doelen, metingen, contract, aanwezigheden, medische aandachtspunten), een agenda per trainer, dagelijkse taken- en poetschecklists met foto-bewijs, voorraad- en personeelsbeheer, en een dashboard dat omzet, aflopende contracten, achterstanden en leads bovenaan zet. Elk teamlid — eigenaar, trainer, administratie, poetsploeg — ziet enkel wat voor hem relevant is, volwaardig op smartphone.
De AI als manager
Bovenop dat fundament draait een assistent die de eigenaar dagelijks ondersteunt. Een ochtendbriefing die automatisch de dag klaarzet, de mogelijkheid om in gewone taal vragen te stellen ("welke contracten lopen af?", "hoeveel omzet deze week?") met antwoorden uit de echte data, proactieve meldingen bij vervallende contracten of klanten die wegblijven, en een avondrapport dat de dag afsluit. Rond elke training krijgt de trainer vooraf de juiste context, en achteraf een korte opvolgcheck — zo valt niets meer door de mazen.
De AI naar de klanten
Een klantassistent communiceert namens de studio op de website en via WhatsApp: hij beantwoordt vragen over aanbod en prijzen, plant en bevestigt afspraken, en kwalificeert nieuwe leads — in de toon van de zaak, dag en nacht. Bewust met duidelijke grenzen: gevoelige gesprekken en gezondheidsvragen gaan altijd naar een mens, en elke conversatie belandt in het klantdossier. Later breidt de assistent uit naar extra kanalen — één kanaal eerst goed, in plaats van vier tegelijk half.
De website
Naast het interne systeem bouwden we de website van Next Level Clinic. De branding lag al vast; wij vertaalden die naar een strakke, snelle site die de uitstraling van de studio online waarmaakt.
Gebouwd om mee te groeien
We kozen bewust voor een open, exporteerbare architectuur: de klant- en gezondheidsdata blijven eigendom van de studio, niet opgesloten in een gesloten platform. Zo kan het systeem meegroeien — van patroonherkenning en beslissingsadvies tot een tweede vestiging — zonder dat er opnieuw van nul begonnen moet worden. Een systeem dat je twintig jaar wil gebruiken, bouw je alsof het twintig jaar meegaat.